Annahme · ERP
„Steht doch alles drin."
Was strukturiert hineinläuft, läuft sauber durch. Was nur als Beleg vorliegt, bleibt im Reporting unsichtbar.
Ausgabenreferenz · Belegverlinkte Datengrundlage
Die Datengrundlage für detaillierte Ausgabenanalysen bis auf die einzelne Rechnungszeile — direkt aus Ihren Originalbelegen.
Briefing für CFO & CPO
Problem: Fehlende Transparenz
Das Problem ist nicht der Lieferant, sondern die fehlende Transparenz auf Positionsebene.
Bestellt, bezahlt, verbucht: und trotzdem liegen die einzelnen Teilleistungen aus Eingangsrechnungen meist nicht strukturiert vor.
Dadurch fehlt die Datengrundlage für gezielte Ausgabenanalysen, Einsparungsmaßnahmen, Lieferantengespräche und schnelle Nachforschungen.
Häufige Annahmen
Viele Organisationen gehen davon aus, dass diese Informationen bereits im ERP oder Reporting vorhanden sind – oder sich mit KI einfach aus Belegen erzeugen lassen. In der Praxis fehlt oft nicht die Auswertung, sondern die geprüfte, strukturierte Positionsebene aus den Originalbelegen.
Annahme · ERP
Was strukturiert hineinläuft, läuft sauber durch. Was nur als Beleg vorliegt, bleibt im Reporting unsichtbar.
Annahme · KI
KI kann Belege auslesen. Belastbar wird das Ergebnis erst durch Prüfung, Strukturierung und eindeutige Zuordnung zur jeweiligen Rechnungsposition.
Die eigentliche Hürde
Die Hürde ist die belastbare Datengrundlage auf Positionsebene: Solange diese fehlt, helfen weder zusätzliche Reports noch zusätzliche KI.
Lösung: Ausgabenreferenz
| Belegnummer | Datum | Lieferant | Land | Personen | Position | Menge | Einzel € | Netto € |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| INV-2024-0418 | 12.03.2024 | Hartmann Bürotechnik GmbH | DE | M. Brunner; J. Steiner | Toner Multipack HP 414X CMYK | 4 | 489,00 | 1.956,00 |
| INV-2024-0418 | 12.03.2024 | Hartmann Bürotechnik GmbH | DE | M. Brunner; J. Steiner | Wartungspauschale Q1 | 1 | 320,00 | 320,00 |
| CC-04-9912 | 04.04.2024 | Northwind Cloud Services | IE | A. Keller | Storage Tier S — 8 TB | 1 | 2.840,00 | 2.840,00 |
| CC-04-9912 | 04.04.2024 | Northwind Cloud Services | IE | A. Keller | Egress Traffic April | 1 | 612,40 | 612,40 |
| R-2024-77 | 17.04.2024 | Lindbergh Consulting AG | CH | S. Vogel; T. Hofer | Beratung Projekt Helix · 14 h | 14 | 280,00 | 3.920,00 |
| R-2024-77 | 17.04.2024 | Lindbergh Consulting AG | CH | S. Vogel; T. Hofer | Reisekosten Pauschale | 1 | 480,00 | 480,00 |
| 8842-A | 02.05.2024 | Möbelwerk Süd | DE | T. Hofer | Schreibtisch Linea 180 · weiß | 6 | 540,00 | 3.240,00 |
| 8842-A | 02.05.2024 | Möbelwerk Süd | DE | T. Hofer | Lieferung & Montage | 1 | 290,00 | 290,00 |
Belegverlinkt
Eine bezahlte Rechnung ist im Alltag oft nur schwer wiederzufinden. Die Ausgabenreferenz dreht das um: strukturierte Daten und Originalbeleg sind dauerhaft verbunden.
Doppelklick auf eine Zeile öffnet den zugehörigen Beleg im lokalen Referenzordner. Funktioniert aus den Positionen ebenso wie aus jeder Auswertungssicht. Excel-Datei und Belege bilden gemeinsam eine geschlossene Ausgabenreferenz.
Vermerke, Anlagen, ursprüngliche Konditionen sind nur im Beleg sichtbar. Wer mit Lieferanten verhandelt oder im Audit nachweisen muss, hat den Beleg sofort am Tisch. Keine Suche im Archiv, keine Anfrage an die Buchhaltung.
Den Ausgabenreferenz-Ordner auf Notebook oder Netzlaufwerk kopieren, fertig. Keine Schnittstelle, kein Zugriff auf Archiv-, ERP- oder DMS-Systeme. Wer Excel und einen PDF-Reader hat, hat Zugriff.
Wirtschaftlicher Nutzen
Gleiche Leistungen werden in verschiedenen Bereichen unterschiedlich teuer eingekauft. Volumen für Bündelung wird sichtbar.
Sie kennen Ihre eigenen Bezüge so genau wie der Lieferant. Das Informationsgefälle in Preisgesprächen verschwindet.
Ausgabenfragen müssen nicht mehr als Rechercheauftrag bis zum nächsten Meeting vertagt werden. Mit der Ausgabenreferenz sind Antwort und zugehöriger Beleg sofort verfügbar.
Was die Ausgabenreferenz sichtbar macht
Faktor 3
PreisunterschiedDieselbe Leistung bei verschiedenen Lieferanten: der teuerste verlangt das Dreifache des günstigsten.
6,1 Mio. €
BündelbarVolumen über Standorte und Bereiche, verteilt auf 47 Einzelbestellungen pro Jahr.
867.000 €
Eine PersonAbgerechnet von einem einzelnen Berater eines Dienstleisters in einem Jahr. Sichtbar erst, wenn auch die Person auf der Rechnungsposition erfasst ist.
23 %
NebenleistungenDer Rechnungssumme entfallen auf Pauschalen, Gebühren und Zuschläge, nicht auf die eigentliche Leistung.
Ablauf
Vorher
Verarbeitung
Ergebnis
Wie wir arbeiten
Vergütung
des externen Nettoausgabenvolumens.
Keine Lizenzen · keine Laufzeit · keine Infrastruktur
Bei einem externen Ausgabenvolumen von 50 Mio. € entstehen Projektkosten von 50.000 €.
Ein einziges identifiziertes Bündelungspotenzial deckt die Investition typischerweise vielfach.
Mindestauftragsvolumen 10.000 €. Bei kleinerem Jahresvolumen lassen sich mehrere Geschäftsjahre gemeinsam aufarbeiten. Projektdauer für ein Geschäftsjahr typischerweise 2–6 Wochen.
Erstgespräch
In 30 Minuten erleben Sie anhand eines Beispiels, welche Rechnungsdetails sichtbar werden und welche Möglichkeiten eine Ausgabenreferenz eröffnet. Bei weiterem Interesse besprechen wir anschließend, wie eine Umsetzung in Ihrer Organisation aussehen könnte.